So wandeln Sie eine PDF in Excel um, ohne Zahlen abzutippen

PDF in Excel umwandeln in 4 Schritten

1. Öffnen Sie das Werkzeug „PDF in Excel“ und wählen Sie Ihre PDF aus.
2. Wählen Sie „Ein Tabellenblatt pro Seite“, um jede Seite in einem eigenen Tabellenblatt zu erhalten („Seite 1“, „Seite 2“ …), oder „Alles in einem Tabellenblatt“, um die Seiten nacheinander in ein einziges Tabellenblatt zu stellen, getrennt durch eine leere Zeile.
3. Klicken Sie auf „In Excel umwandeln“.
4. Laden Sie die .xlsx-Datei herunter und öffnen Sie sie in Excel, LibreOffice Calc oder Google Sheets.

PDFRoll zeigt Ihnen die Anzahl der extrahierten Zellen an.

Wie Spalten und Zahlen erkannt werden

Eine PDF enthält keine echte Tabelle, sondern nur Textstücke, die auf der Seite platziert sind. PDFRoll fasst die Stücke auf gleicher Höhe zu Zeilen zusammen und erkennt die Spalten anhand der Textausrichtung. Zeilen mit nur einem Block, etwa eine Überschrift oder ein Absatz, landen in Spalte A.

• Beträge mit Dezimalkomma („1 250,00“, „1.250,00“) oder im englischen Format („1,250.00“) werden zu echten Zahlen.
• Währungszeichen wie €, $ oder £ werden entfernt: „3,50 €“ wird zu 3,5.
• Prozentangaben werden in Dezimalbrüche umgewandelt: „12 %“ wird zu 0,12. Wenden Sie in Excel das Format Prozent an, um den Wert wieder in % anzuzeigen.

Das Ergebnis prüfen

Die Umwandlung funktioniert am besten bei einfachen, sauber ausgerichteten Tabellen. Bei komplexen Tabellen sollten Sie sich ein paar Minuten Zeit nehmen und Folgendes prüfen:

• verschobene Spalten, wenn eine Zelle sehr lang oder schlecht ausgerichtet ist;
• Datumsangaben, die Text bleiben;
• negative Beträge in Klammern, die ebenfalls Text bleiben;
• die Gesamtsumme: Vergleichen Sie eine in Excel berechnete Summe mit der aus der PDF.

Schräg oder senkrecht geschriebener Text wird nicht übernommen.

Und wenn die PDF ein Scan ist?

Ein Scan enthält nur Bilder: PDFRoll meldet dann, dass es keine Tabelle zum Extrahieren gibt. Lassen Sie das Dokument zuerst mit „Durchsuchbare PDF“ durch „OCR PDF“ laufen und wandeln Sie das Ergebnis dann in Excel um. Da der erkannte Text Zeile für Zeile hinzugefügt wird, können die Spalten weniger sauber getrennt sein, und die OCR kann sich bei einer Ziffer irren: Prüfen Sie wichtige Beträge.

Nach der Umwandlung

Sind Ihre Daten korrigiert, können Sie mit „Excel in PDF“ den umgekehrten Weg gehen und eine saubere Tabelle verschicken. Die Umwandlung erfolgt in Ihrem Browser: Ihre Kontoauszüge und Rechnungen verlassen Ihr Gerät nicht.